DXの流れで組合員専用サイトをCMS化。閲覧権限の切り分けが可能だったため、グループ会社の組合ページも統合しました

2020年に、パレットCMSの前身システムで組合員向けWebサイトを構築された阪急阪神百貨店労働組合さま。2022年にパレットCMSに切り替え、広報活動にとどまらないアクティブなポータルサイトを運営されています。システム切り替えの経緯や現在の活用方法を、ご担当の建部さまにお聞きしました。（取材：2024年2月）

以前から弊社の会員サイト作成システムをご利用いただいていましたが、直接のお付き合いはパレットCMS導入からですか？

はい、そうです。当初は、組合員だけがログインできる会員サイトとして、制作会社に構築・更新を依頼していました。ただ、コロナ禍でWebサイトの重要性が高まり、制作会社に相談したところ、リーフワークスの営業担当を紹介いただきました。

労働組合側にはシステムに詳しい人間がいなかったので「あれがしたい」「これがしたい」と要望を挙げて。パレットCMSの仕組みなら実現可能ということで、切り替えが決定しました。

具体的にはどんな要望を？

一番は、ブログのように私たちで直接投稿することです。前サイトでは「このニュースを掲載してください」と制作会社に更新を依頼していましたが、私たちが直接投稿できる形式にしたかったんです。今のサイトになってからは、投稿頻度も飛躍的に上がりました。

あとは決済機能も。以前は組合でスポーツ観戦などのレクリエーション事業をするとき、その場で現金で回収して領収書を渡していたんです。オンライン決済に切り替えつつあったのですが、外部システムに都度利用料を払っていたので。システムで完結すると聞き、お願いしました。

切り替えはスムーズに進みましたか？

パレットCMSの担当者と制作会社にまかせきりでしたが、問題なく切り替えできたと思います。希望していた2022年の10月、労働組合の期初に合わせて無事リニューアルしました。スタートがゴールではないという認識だったので、当初は更新しながら調整。組合のデータベースには発足当時、2010年頃の情報もあるのですが、この辺りも順次追加していきました。

3ヶ月ほど前には阪急阪神百貨店労働組合の上部団体、エイチ・ツー・オー リテイリンググループ労働組合連合会の組合員向けページを新設しました。当時は別サイトがありましたが、ほとんど稼働していなかったんです。

パレットCMSでは、会員によって閲覧できるページを切り分ける運用が可能と聞き、この機会に阪急阪神百貨店労働組合のWebサイトと統合。組合ごとの閲覧制限について、パレットCMSの担当者と制作会社の三者で綿密に打ち合わせを重ねました。

現在はどんな運用をしていますか？

本部にいる十数名と、各店舗ごと1、2人のメンバーで投稿しています。本部・各支部からのニュースや活動報告がメインで、週に1度、LINEで組合員に更新を知らせています。

ニュースは、制度の情報やスケジュールをPDFでアップしています。社内の制度変更など、解禁時間を厳守しなければいけない情報もあり、予約機能を活用しています。活動報告は、清掃活動や店舗イベントの様子をブログのように投稿しています。労働組合の活動がわかりにくいと言われがちなので。「こんなことをしていますよ」というのを写真と文章で知らせています。

広報活動以外ではどうですか？

組合図書館で所有している書籍の予約など、各種申し込みが可能です。図書館は、以前は本部のある建物内の組合員しか利用がありませんでしたが、サイト内で貸出申し込みができるようになり、全国の組合員が利用しやすくなりました。本のリクエストも受け付けていて、申し込み件数・リクエスト件数ともにかなり増えています。

あとはコミュニティですね。パレットCMSへの切り替え時の要望として、双方向のコミュニケーションを挙げていたんです。執行部から組合員への一方的な通知ではなく、組合員自身が投稿できる仕組みづくり。機能は実装されて発信もしたんですが、これまでにない仕組みだったのでまだ投稿が少なく…。ここの活用は課題です。

運用中に困ったことはありますか？

管理画面に日常的にログインしていますが、特に不便はありません。私が使用方法に慣れたということでもあるので、業務を引き継ぐときなどに何か出てくるかもしれませんが。運用を始めた当初は、できること・できないことの区別がつかずいろいろと質問していました。最近は「これはできる」「これは仕組みが違いそう」とわかるようになってきました。

今後の展望を聞かせてください

主にコミュニケーションの促進ですね。UIの改善や地道な周知で、活性化を目指します。
あとは、現在はPDFでアップしているデータベースをいずれはテキスト化したいです。各種制度についてのデータも、過去のPDFデータをアップしているだけなので、視認性が低いんです。テキストだと更新や検索も便利になると思うので、少しずつ変えていけるといいですね。